Sidste indlæg handlede om, hvordan vi kan forbedre medarbejderoplevelsen allerede FØR ansættelsen.

Nu er den rigtige kandidat fundet og kontrakten er underskrevet. Woop Woop – Louise starter om 6 uger. Nu kan du sætte ✅ ved den og koncentrere dig om andre opgaver – ikke?

Mjaaa… men hvis du slipper Louise de næste 6 uger, går du glip af en unik mulighed. Det er nemlig lige nu, før blækket på kontrakten er tørt (skriver nogen overhovedet med blæk længere?), at den første vigtige periode i onboardingen starter.

Louise er TOP-motiveret. Hun er spændt og nysgerrig på alt, hvad der har med hendes nye arbejdsgiver at gøre. Louise glæder sig til at blive en del af virksomheden, til at møde de nye kolleger, til at lære noget nyt og ikke mindst til at bidrage efter bedste evne.

Men hun er også nervøs, spændt og i tvivl….. 😨😵🤷🏼

“Har jeg nu også valgt rigtigt? Skulle jeg i stedet have søgt ind hos konkurrenten? Bliver jeg godt taget imod? Hvordan er min chef? Kan jeg leve op til forventningerne? Er det overhovedet et godt match? Er mine nye kolleger rare? Kan de mon lide mig? Kan jeg lide dem? Hvordan er kulturen? Hvad skal der til for at lykkes i min rolle? Og meget, meget, MEGET mere…..❓

Det er her Pre-boarding er helt genial! Dels fordi du kan drage nytte af den sult Louise lige nu har på at lære mest muligt om virksomheden og at være godt klædt på til sit nye job. Og dels for at skabe tryghed og tillid hos Louise. Undersøgelser viser, at en stærk pre-boarding proces kan booste fastholdelsen af nye medarbejdere med op til 82%, – men også at hele 64% af nyansatte ikke bliver pre-boarded…. (Talenttech, 2021)

Det er NU, du skal sikre dig, at Louise bliver så forventningsfuld og sikker som muligt. Du skal få hende til at føle sig velkommen. Klæde hende på til succes allerede fra 1. dag. Skabe tryghed og sikkerhed. Skabe et tilhørsforhold til din virksomhed. Skabe spirende relationer. Bekræfte hendes valg og få Louise til at føle, at hun allerede hører til. 💗

De fleste sender en mail med en standard velkomsthilsen og en vedhæftet pdf med en medarbejderhåndbog. Jo….Det er bedre end ingenting. Men det er langt fra godt…

Her er 6+4 forslag til at spise din pre-boarding op:

  • Byd velkommen – straks efter ansættelsen med en lille gave. Alt efter hvilken rolle den nye medarbejder har, kan det være kontorartikler, chokolade, marmelade eller andre specialiteter fra jeres egen kok, blomster, en spændende fagbog, en personlig kaffekop til arbejdet, et forklæde, en t-shirt, et håndklæde eller noget andet med virksomhedens logo. Det kan også være Louises nye uniform og navneskilt. Med i pakken bør være et håndskrevet kort, underskrevet af det nærmeste team.

  • Introducér teamet – De sociale relationer er helt afgørende for vores arbejdsglæde. (Forbes) Derfor har det kæmpe betydning for Louise at få en fornemmelse af de kommende kolleger – chefen, teamet, nærmeste leder. Lav gerne nogle små introvideoer af jer, som kan sendes som links eller direkte i jeres medarbejderapp.

  • Tildel en Makker (også kaldet en Buddy) – En makker er en slags wingman eller -woman som støtter Louise i de første måneder. Louises makker kan med fordel sende hende en personlig hilsen og opfordre hende til at skrive eller ringe, hvis der er noget, hun er usikker på. Man kan også tage det ét skridt længere og arrangere at mødes til en kop kaffe før 1. arbejdsdag for at forberede Louise så godt som muligt. Pssst.. vidste du, at en makkerordning påvirker både produktiviteten, integrationen, arbejdsglæden, trivslen og fastholdelsen af nye medarbejdere? (Together, 2022)

  • Bla bla…praktisk info – En ny medarbejder vil helt naturlig have 1000-vis af praktiske spørgsmål. Gør dig selv og Louise en tjeneste ved at svare på dem, før hun behøver at spørge. En god medarbejderhåndbog er oplagt (…med mindre den er på 97 tætskrevne og gabende kedelige sider i et tungt og formelt sprog, som ingen orker at læse…), og dertil er det en god idé at lave en slags Q&A for nye medarbejdere – eventuelt differentieret efter rolle eller afdeling. Under praktisk info hører også en udførlig introplan for de første uger, så Louise ser, at I har styr på det, og har forberedt jer til hun kommer.

  • Invitér Louise ind i det sociale netværk – Har I en fredagsbar, en løbeklub, en facebookgruppe for dårlige jokes, en chocolatier connaisseur-gruppe, en ugentlig fælles morgenmad eller et afdelingsmøde, Louise kan deltage i allerede før hun starter? Det vil give hende en kickstart på de sociale relationer, som er essentielle for hendes fremtidige trivsel. (Gallup)

  • Tyvstart onboardingen – Der er meget, der skal læres og mange indtryk, der skal bearbejdes i de første uger på jobbet. Derfor kan du med fordel starte allerede nu med alt det, som kan introduceres på forhånd. Måske ikke lige den mest hardcore compliance, men en intro til virksomhedens værdier, kultur, vision, strategi m.m. Mere end 90 % mener, det er vigtigt eller meget vigtigt, at de har fået en masse info om deres nye sted, allerede før de starter. Husk at Louise lige nu er topmotiveret, men pas på information overload. Hun skal jo heller ikke skræmmes væk.

Behind the scenes

Har du selv, eller nogen du kender, prøvet at møde op til 1. arbejdsdag for at opdage, at intet var gjort klar? Ikke nok med, at du ikke føler dig specielt velkommen, når du skal forstyrre dine kolleger konstant for bare at få svar på de mest grundlæggende spørgsmål. Du skal nu også bruge de første dage på dit nye job med at være en pestilens hos dine kolleger i andre afdelinger for at få det praktiske på plads.

Det siger desværre en del om virksomheden og dens syn på medarbejdere. Ville du gøre det samme ved en gæst? “Ja altså, jeg ved ikke helt, hvem du er, eller hvorfor du er her, men prøv at spørge stuepigen, om der er et værelse ledigt…” – nej vel?

  • Lav en tjekliste og fordel ansvaret – Hvis I gerne vil være top tunede hver gang en ny medarbejder starter, så er det nødvendigt med en tjekliste, hvor ALLE opgaver bliver noteret. Alt efter rolle, skal den nye medarbejder måske bruge kontorplads, personaleskab, mailadresse, telefonnummer, PC, telefon, adgang til diverse systemer, uniform, navneskilt, nøglekort, koder, pension, forsikring, lønregistrering osv. osv. Enhver nyansættelse bør udløse en tjekliste med helt klare angivelser af, hvem, der skal sørge for hvad inden 1. arbejdsdag.

  • Vælg Makker med omhu – Det er måske ikke alle medarbejdere, der egner sig som makkere. Det er vigtigt, at det er en medarbejder, som har den rigtige indstilling til både virksomheden, kollegerne og jobbet. Det skal være én, som dels er stolt kulturbærer og dels har en oprigtig interesse i at hjælpe andre til succes. Derudover skal du som leder sørge for at give den valgte makker de ekstra timer, som han eller hun skal investere i den første par måneder (det kan være alt fra 3-30 timer alt efter omfanget af makkerens rolle). Du kan enten vælge at give den pågældende medarbejder nogle timer ekstra på lønsedlen eller sørge for, at det er helt sikkert (og accepteret af kollegerne….), at han eller hun kan påtage sig lidt færre opgaver i det daglige i en periode.

  • Informér kollegerne – Afhængigt at størrelsen på din virksomhed bør alle relevante medarbejdere informeres om at Louise starter. Et billede, en kort beskrivelse, hvor hun er ansat, og hvornår hun starter er nok. Hvis I er ekstra cool, er Louise allerede oprettet i jeres medarbejderapp, så I kan præsentere hende dér, lade kollegerne byde hende velkommen og starte relationen med Louise på forhånd.

  • Forbered en særlig 1. dag – 🌻 på bordet og en fælles kop kaffe. Ja, det er, hvad man som minimum forventer som ny medarbejder. But you never get a second chance to make a first impression! Forestil dig, at du skal byde en helt særlig gæst velkommen – hvad gør du? Det han eller hun forventer – eller lægger du dig lidt ekstra i selen for at imponere, overraske og skabe en følelse af betydning i din gæst? Ingen er så betydningsfulde som dine medarbejdere. Gå all in for dem også!

     

Måske har du selv ansvaret for pre-boarding hos jer. Måske har du allerede fuldstændig styr på alle punkterne. Måske er det andre, som har ansvaret hos jer, og så kan du med fordel være nysgerrig på, hvad en ny medarbejder egentlig oplever. Tag en snak med de sidste 3, der er startet hos jer – hvordan var deres oplevelse? Hvad var bedst og hvad kunne forbedres?

Uanset hvad håber jeg, at du er blevet inspireret til at pudse brillerne 👓 og stille skarpt på pre-boarding. Forberedelsen er et vigtigt skridt på medarbejderrejsen, og hvis I ikke er forberedt, er I altså ret “nederen” (som min teenager ville sige..)

Hvordan var din bedste (og værste…?) oplevelse med pre-boarding? Del i kommentarerne til inspiration (eller til skræk og advarsel 😱)